//
you're reading...
Academic Manuscript (popular and non popular)

SINERGITAS METODE SIX SIGMA DAN GERAKAN 5S (SEIRI, SEITO, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE) TERHADAP LEARNING ORGANIZATION

SINERGITAS METODE SIX SIGMA DAN GERAKAN 5S (SEIRI, SEITO, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE) TERHADAP LEARNING  ORGANIZATION

Berto Usman

001/IV-3/20103

Managing Operation and Innovation

Universitas Gajah Mada

1.1. PENDAHULUAN

Tahun 2011 merupakan masa dimana banyak perusahaan berlomba-lomba untuk melakukan perbaikan total terhadap proses produksi barang atau jasa yang mereka hasilkan dengan memfokuskan diri sebagai perusahaan yang disetir oleh pelanggan. Perusahaan yang mampu memahami arti penting dari kepuasan pelanggan akan mampu bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin kompleks (Kotler & Keller 2005). Di era globalisasi ini tingkat persaingan semakin ketat, setiap perusahaan  semakin dihadapkan pada kelangkaan dalam pengadaan, penguasan, dan  pemilikan sumber-sumber daya sehingga tidak ada alasan untuk  membenarkan terjadinya inefisiensi (Siagian, 1999: 20). Disamping itu,  pimpinan perusahaan perlu mengevaluasi fungsi-fungsi dalam organisasi  untuk menentukan apakah perusahaan sudah mencapai tujuan organisasi  secara efisien dan untuk mengenali tanda-tanda bahaya (Hamilton, 1986: 13). Oleh karena itu organisasi perlu melakukan evaluasi maupun pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor yang penting bagi  perusahaan. Pengukuran kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan  organisasi dan dapat digunakan untuk menyusun sistem imbalan dalam  perusahaan. Selain itu, pengukuran kinerja dapat dilihat juga dari perspektif konsumen, dimana konsumen merupakan sumber revenue utama dari perusahaan sehingga perusahaan dituntut peka terhadap perilaku dan kebutuhan konsumen akan barang dan jasa yang berkualitas.

Orientasi bisnis telah bergeser dari orientasi  yang berbasis produk ke arah aktifitas bisnis yang berorientasi pada konsumen. Kemajuan dan perkembangan zaman merubah cara pandang konsumen dalam memilih sebuah produk yang diinginkan. Kualitas menjadi sangat penting dalam memilih produk di samping faktor harga yang bersaing. Perbaikan dan peningkatan kualitas produk dengan harapan tercapainya tingkat cacat produk mendekati zero defect membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Perbaikan kualitas dan perbaikan proses terhadap sistem produksi secara menyeluruh harus dilakukan jika perusahaan ingin menghasilkan produk yang berkualitas baik dalam waktu yang relatif singkat.

Suatu perusahaan dikatakan berkualitas bila perusahaan tersebut mempunyai sistem produksi yang baik dengan proses terkendali. Hal ini berhubungan dengan proses produksi dan kecepatan produksi. Untuk bersaing dalam pasar sekarang ini, perusahaan harus selalu berusaha dan belajar meningkatkan efisiensi dan memfokuskan diri pada minimalisasi cacat serta pemborosan dari keseluruhan proses mereka (Noviyarsi dkk 2010).

Melakukan optimisasi produksi dan Meminimumkan cacat adalah usaha yang harus dilakukan secara berkesinambungan, salah satunya dengan menerapkan Six Sigma. Melalui penekanan pada kemampuan proses (Process Capability), perusahaan dapat mengharapkan 3,4 kegagalan persejuta (Defect Per Million). Hal yang harus dilakukan adalah menentukan karakteristik kualitas yang diinginkan pelanggan (Critical To Quality) dan melihat sejauh mana produk yang dibuat tidak memenuhi apa yang diinginkan oleh oleh konsumen. Penerapan metode Six Sigma digunakan untuk meningkatkan kecepatan prosesnya. Proses yang berjalan lambat bisa disebabkan adanya pengulangan kerja ataupun pemborosan yang dilakukan pada proses produksi. Suatu perusahaan yang menerapkan Six Sigma selalu disiplin untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan fokus kepada kepuasan konsumen. Perusahaan yang mampu melakukan perbaikan berkesinambungan akan mampu menawarkan produk atau jasa yang memenuhi target  internal, baik dari sisi design, quality, product, delivery, dan service.

Selain melakukan kontrol terhadap kegiatan produksi dengan mengutamakan pengukuran berdasarkan metode six sigma, perusahaan juga harus mampu mendefinisikan kegiatan produksi perusahaan kedalam gerakan 5s. Tingkat produktivitas perusahaan dapat tergambar dalam gerakan 5s yang terdiri dari pemilahan (Seiri), penataaan (Seito), pembersihan (Seiso), pemantapan (Seiketsu) dan pembiasan (Shitsuke). Gerakan seperti ini biasa di aplikasikan oleh perusahaan-perusahaan manufaktur Jepang dengan tujuan menghilangkan pemborosan. Gerakan ini juga menjadi sebuah kebulatan tekad dalam pribadi masyarakat Jepang, dimana aktifitas tersebut merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan penataan, pembersihan, memelihara kondisi yang mantap dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (Noviyarsi 2010, dalam:  Osada, 2002; Barbara, Santos dkk, 2006).

Dasar penanganan pemborosan adalah dengan mempertimbangkan cost effetiveness  yang selalu diutamakan perusahaan dalam proses menuju keberlangsungan learning organization. Untuk mengatasi tingkat  keborosan dalam organisasi dapat di atasi melalui inovasi yang berkesinambungan dalam tubuh organisasi. Berdasarkan penelitian Ciptono (2006), terdapat hubungan yang erat antara  strategi inovasi suatu perusahaan dengan kinerja keuangan maupun kinerja nonkeuangan sebuah perusahaan.  Strategi inovasi yang dipaparkan oleh ciptono (2006) lebih menekankan pada kinerja non keuangan.  Strategi ini merupakan turunan dari  strategi bisnis unit baik itu dari hulu hingga ke hilir sehingga perusahaan dapat berusaha untuk mengembangkan inovasi melalui learning process.

Penerapan pendekatan six sigma dan gerakan 5s merupakan sebuah sinergisitas yang ideal dalam tubuh organisasi. Organisasi dapat menyelidiki sejauh apa proses yang telah mereka lakukan dalam kegiatan pengembangan dan pembelajaran organisasi. Data dan informasi yang didapat dari tingkat produktifitas perusahaan dapat menjadi dasar dalam mempertimbangkan arah dan kebijakan organisasi. Dengan upaya mengurangi variasi proses produksi dan menuju ke 3,4 zero defect DPM, maka perusahaan perlu mengetahui arti penting dan keterkaitan antara metode six sigma dan gerakan 5s sebagai sebuah proses belajar menuju tujuan organisasi secara optimal.

1.2. KONSEP PENDEKATAN  SIX SIGMA DALAM  LEARNING ORGANIZATION

            Fokus utama Six Sigma sebagai  sebuah sistem manajemen adalah pada tiga  hal, yaitu fokus pada konsumen, manajemen proses serta fakta dan data. Dalam Six Sigma, kepuasan konsumen menjadi fokus penting dalam menunjang pendapatan (revenue). Sedangkan pada proses produksi, peran sig sixma adalah menekan resiko kemunculan produk cacat (defect). Dengan berkurangnya jumlah produk cacat, akan berpengaruh langsung terhadap efektifitas kegiatan produksi sehingga tingkat produktivitas akan meningkat seiring semakin efisien dan efektifnya proses produksi. Maka itu, Manajeman memandang bisnis dan proses sebagai sebuah sistem yang saling mempengaruhi agar dapat memenuhi  persyaratan konsumen dan mencapai  target.  Setiap langkah dalam Six Sigma harus berbasis fakta dan data untuk meningkatkan objektivitas dalam pengambilan keputusan.

Six sigma memiliki beberapa definisi, diantaranya adalah definisi six sigma berdasarkan pendapat Pande, Peter dkk (2000) yang menyatakan bahwa sig sixma adalah konsep bekerja dengan lebih efisien sehingga  perusahaan dapat menekan kemungkinan terjadinya kesalahan terhadap proses atau pelayanan yang dihasilkannya. Selain itu Widayanto (2003) menyatakan bahwa Six Sigma adalah suatu strategi  bisnis, Six Sigma dapat  membantu   perusahaan menghasilkan produk, proses atau pelayanan yang mampu  bersaing.

Dari beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Six Sigma adalah sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibel  untuk mencapai, mempertahankan, dan memaksimalkan kesuksesan  bisnis. Six Sigma secara unik dikendalikan oleh pemahaman yang kuat  terhadap kebutuhan pelanggan, pemakaian yang disiplin terhadap fakta,  data, dan analisis statistik, dan perhatian yang cermat untuk mengelola,  memperbaiki, dan menanamkan kembali proses bisnis, dimana perusahaan  berusaha untukmengurangi jumlah variasi produksi yang tidak perlu dalam mengoptimalkan produktivitas.

Metodologi yang digunakan dalam metode Six Sigma adalah  DMAIC  (define,  measure,  analyze, improvement,  control).  Metodologi Six Sigma bukanlah sebuah pendekatan  yang kaku. Pendekatannya bisa bervariasi, sebagian pendekatan menggunakan  kelima tahap di atas, sebagian lagi tidak memasukkan tahap define. Inti  dari semua ini adalah seperangkat alat yang bertujuan untuk membantu  para manajer dan karyawan mamahami, mengukur kinerja dan  memperbaiki proses proses kritis sehingga terciptanya customer  satisfaction (Niviari, 2010).

Fase-fase dalam pendekatan six sigma meliputi: Tahap define yang bertujuan untuk mengidentifikasikan produk atau proses  yang akan diperbaiki dan menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan  dalam proyek. Dalam fase ini tim Six Sigma  bertanggung jawab untuk mengidentifikasi proyek yang potensial, memprioritaskan usaha, dan menentukan tujuan. Ini biasanya dicapai  melalui proses identifikasi kesempatan, penaksiran, dan prioritas.

Tahap kedua adalah tahap measure yang bertujuan untuk menentukan Critical To Quality (CTQ) yang terkait  langsung dengan kebutuhan spesifik dari pelanggan dan pengukuran  kinerja sekarang dalam ukuran nilai sigma. Pengukuran yang dilakukan  mempertimbangkan setiap  dimensi layanan pada usaha jasa atau dimensi  produk dalam industri manufaktur untuk mengetahui variabel proses yang  mempengaruhi terjadinya penyimpangan yang menyebabkan terganggunya  kapabilitas proses.

Tahap ketiga dalam pendekatan sig six sigma adalah analyze. tahap ini bertujuan untuk menguji data yang dikumpulkan pada fase  measure untuk menentukan daftar prioritas dari sumber variasi. Dalam fase tersebut tim proyek mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam  akan proses yang diukur. Langkah berikutnya adalah mencari variabel  utama penyebab terjadinya kecacatan atau ketidakpuasan yang terjadi saat  ini untuk segera dapat diperbaiki sehingga dapat meminimalkan terjadinya  permasalahan yang sama pada masa akan datang. Sebagai alat bantu  untuk melaksanakan analisis ini dapat digunakan metode fisbone diagram,  brainstorming, statistical test, modelling&root cause analysis.  Pada tahap ini  juga dilakukan konversi banyaknya kegagalan ke dalam kemunginan  terjadinya oportunity cost.

Selanjutnya tim six sigma melakukan Improvement untuk mengoptimasi solusi dan mengkonfirmasi bahwa  solusi yang ditawarkan akan memenuhi atau  melebihi tujuan perbaikan  dari proyek. Selama fase tersebut, tim proyek mengoptimasi proses kritis  mereka melalui metode tertentu, misalnya Design of Experiment (DOE) dan  mendesain ulang proses sebagaimana dibutuhkan. Langkah terakhir dalam pendekatan ini adalah kontrol. Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa perbaikan pada proses, sekali diimplementasikan akan bertahan dan bahwa proses tidak akan  kembali pada keadaan sebelumnya. Dalam fase ini tim proyek  mengkomunikasikan proses baru dan parameternya ke lapangan. Personel  operasional memonitor proses tersebut dan memastikan bahwa ini  berfungsi dalam batas yang dispesifikasikan. Manajemen perusahaan harus  mempermudah tim proyek dalam mengkomunikasikan proses baru pada  tim operasional dengan batas oparasional yang diidentifikasi dengan jelas.  Pada fase ini juga dilakukan pendokumentasian akan segala sesuatu  tentang proses setelah melewati fase kontrol.

Pendekatan sig sixma dengan penerapan fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improvement, Control) memiliki dampak langsung terhadap keberlangsungan dan kesinambungan kegiatan produksi. Jumlah data dan fakta yang didapat merupakan refleksi dari ukuran nyata terhadap kinerja perusahaan. Bukan tidak mungkin sebuah perusahaan dapat mencapai kondisi sig sixma dengan zero defect mendekat 3,4 DPM. Perusahaan yang mulai belajar mengatur konsep produksi agar lebih efisien perlu menerapkan pendekatan sig sixma. Dengan melakukan uji data maka akan di dapat informasi mengenai kinerja produksi perusahaan. Untuk beberapa kasus, akan terjadi beberapa penyimpangan di atas maupun di bawah garis normal yang nantinya dalam pendekatan sig sixma akan tergambar pada kurva sebaran rata-rata produk cacat. Dengan mencari standar deviasi dan memplot data dari kurva rata-rata ke kurva sebaran normal, maka akan dapat diketahui sejauh apa tingkat penyimpangan yang dihasilkan dalam proses produksi (produk cacat). Dengan adanya informasi, maka perusahaan dapat belajar  untuk memperbaiki aktifitas produksi barang dan jasa agar lebih efisien dan efektif dalam mencapai tingat produktivitas yang optimal.

1.3. KETERKAITAN KONSEP 5s DALAM LEARNING ORGANIZATION

Organisasi yang telah mengetahui sejauh apa target dan pencapaian yang akan di raihnya serta merta akan berusaha untuk memaksimalkan  usaha dengan meminimalkan resiko yang ada pada setiap fase dalam tahapan proses produksi. Perusahaan atau organisasi yang telah menerapkan pendekatan six sigma dengan mendefinisikan permasalahan melalui tahapan DMAIC, akan dapat memperpendek variasi proses produksi dan meningkatkan kinerja dengan melakukan pendekatan lanjutan yang disebut gerakan 5s.  Salah satu keberhasilan kinerja suatu organisasi dinilai dari kondisi lingkungan di tempat kerja. Organisasi yang mempunyai kinerja yang buruk dapat dilihat dari situasi kerja yang tidak teratur, banyaknya barang reject atau rework, ataupun nilai absensi karyawan yang buruk.

5s merupakan indikator pertama untuk menilai kinerja organisasi, Pada prakteknya penerapan 5s tidaklah sulit, tetapi mengapa banyak perusahaan ataupun organisasi yang gagal menerapkan 5s? Banyak fungsional perusahaan bahkan pimpinan puncak yang tidak memahami makna dan tujuan sesungguhnya dari. Mereka beranggapan penerapan 5s menjadi tanggung jawab dari karyawan atau pekerja saja. Padahal, keberhasilan dari penerapan 5s berhubungan dengan seluruh sumber daya manusia dalam organisasi, dari pimpinan puncak hingga pekerja paling bawah. Sikap dan budaya kerja yang baik dan bertanggung jawab harus dicerminkan dari level paling atas hingga level paling bawah di organisasi. 5s tidak akan pernah berhasil diterapkan jika pimpinan sendiri tidak memberikan contoh yang benar dalam penerapannya.

Dalam bahasa Jepang 5s berarti Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai 5R yang berarti Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. 5S / 5R dirancang untuk menghilangkan pemborosan dengan mengutamakan perilaku positif dari setiap orang dalam organisasi.  Seiri : Ringkas Berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuatu dengan aturan atau prinsip tertentu.  Membedakan yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, mengambil keputusan yang tegas dan menerapkan manajemen stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan.  Seiton : Rapi Berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini berguna untuk menghilangkan proses pencarian. Jika segala sesuatu di simpan di tempatnya, maka tempat kerja menjadi rapi.  Seiso : Resik  Berarti membersihkan barang – barang dari kotoran atau tempat kerja dari barang – barang yang tidak diperlukan.  Seiketsu : Rawat Berarti memelihara barang – barang atau tempat kerja agar teratur, rapi dan bersih, termasuk pada aspek personal dan kaitannya dengan polusi atau limbah pabrik. Shitsuke : Rajin Berarti kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar sebagai suatu kebiasaan.

Apabila perusahaan atau organisasi berhasil dalam menerakan konsep gerakan 5s, maka akan banyak keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Diantaranya perusahaan dapat menciptakan tempat kerja terbaik dengan prinsip Kaizen yang mengutamakan perbaikan berkesinambungan. Selain itu gerakan 5s dapat menjadi Barometer manajemen bagi perusahaan atau organisasi karena perusahaan yang lancar akan  dikendalikan oleh setiap orang.

Gerakan  5s dapat diaplikasikan perusahaan maupun organisasi sebagai ilmu perilaku dimana perbuatan lebih meyakinkan daripada kata-kata. Keberhasilan ini juga ditopang oleh pengalaman setiap individu dalam organisasi, menggunakan pengalaman untuk membersihkan batin dapat mengubah cara berfikir dan pribadi sehingga akan menggugah tanggung jawab setiap orang di tempat kerja.

1.4. KESIMPULAN

Hal yang paling mendasar dari sinergisitas pendekatan konsep six sigma dan gerakan 5s adalah sebagai bahan pertimbangan bagi organisasi dalam mengambil langkah dan keputusan beradasarkan fakta dan data yang tersedia dalam informasi statistik. Informasi statistik dapat di gunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam memperbaiki tingkat produktifitas dan kinerja organisasi. Kesinambungan proses inilah yang menjadi pondasi utama bagi organisasi untuk belajar lebih baik (Learning organization)  dalam memahami kekuatan dan kelemahan organisasi. Upaya mengejar tingkat 3,4 zero defect DPM akan dapat di realisasikan dengan mengutamakan CTQ dan efektifitas biaya operasi. Selain itu, evaluasi terhadap kebijakan dan pengukuran terhadap tingkat produktivitas organisasi akan dapat membantu pemimpin dalam menetapkan kebijakan yang mengarah pada kemajuan organisasi dimasa depan.

DAFTAR PUSTAKA 

Ciptono, W., S. (2006). A Sequential Model of Innovation Strategy-Company non_Financial        Perfomance Links. Gajah Mada International Journal of Business. Vol. 8, No. 2           May-August 2006: 137-178.

Hamilton, Alexander. (1984). Audit Management. Modern Bussiness Reports USA.

Kotler, Philip., Keller. ,Kevin., (2005) Marketing Management. Prentice Hall. New york.

Niviari, Nanik, (2010), SIX SIGMA, BALANCE SCORECARD, DAN KAITANNYA  DENGAN  AUDIT MANAJEMEN. Universitas Udayana: Denpasar.

Noviyarsi, M., Y., Adrian (2010) IMPLEMENTASI METODE 5S PADA LEAN SIX SIGMA         DALAM PROSES            PEMBUATAN MUR BAUT VERSING  (Studi Kasus di CV.    Desa Teknik Padang).

Osada, Takashi, (2002), Sikap Kerja 5S Seri Manajemen Operasi, PPM, Jakarta.

Pande,  P., S., Robert P. N., Roland R., C. (2000) The Six Sigma Way-How GE,    Motorola,        and Top Companies are Honing Their Performance. The McGraw-Hill         Companies, Inc.

Santos, J., Wysk., Richard., A and Torres., J., M. Improving Production with Lean Thinking,         John Willey & Sons, New jersey.

Siagian, Sondang P. (1999). Audit Manajemen. Bumi Aksara

Widayanto, Gatot (2003). Strategi Bisnis Six Sigma, majalah Usahawan No. 01 Th XXXII            Januari , hal. 48.

Advertisements

About bertousman

Many people say that to be different is exclusive, it is in line with what my friend had already said to me "Form is temporary, but Class is permanent". I absolutely agree with this one.

Discussion

No comments yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Blog Stats

  • 47,547 hits

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 7 other followers

Calendar

July 2011
M T W T F S S
« Jun   Oct »
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

Twitter Updates

Archives

Danny Machal

Podcast fiction from a writer on the road to being published.

bertousman

Think Big, Dream Big, and Take Big Actions

Bani Bayu

sekedar tulisan ringan, sebagai pelepas resah di hati

Belajar Menulis

Ketika Ibu-Ibu Iyik Sok Asik Ngeblog

rifyal dahlawy chalil

Think Big, Dream Big, and Take Big Actions

About Me

Think Big, Dream Big, and Take Big Actions

Belajar Metoda Penelitian

Think Big, Dream Big, and Take Big Actions

Triya Andriyani

Sedikit Bercerita

The WordPress.com Blog

The latest news on WordPress.com and the WordPress community.

%d bloggers like this: